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南宁市兴宁区档案管理办法(试行)

撰写时间:2020-06-04 11:27     来源:南宁市兴宁区档案局   

第一章  

第一条  为加强档案管理,维护档案的完整与安全,有效地保护和利用档案,为城区各项事业发展服务。根据《中华人民共和国档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》《广西壮族自治区档案管理条例》和《南宁市档案管理办法》以及有关法律、法规,结合本城区实际,制定本办法。

第二条  本办法所称档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等各项工作和活动直接形成的对国家和社会有保存、利用价值的各种文字、图表、声像(录音、录像、照片)、电子文件、实物(奖牌、奖状、奖杯、奖章、锦旗、证书、字画、印章、各种捐赠品等)等不同形式的历史记录。

第三条  本城区行政区域内各级党政机关、团体、企业事业单位、派出机关(机构)、村委、社区居委会以及其他社会组织和个人应遵守本办法。

第四条  本城区行政区域内各级党政机关、团体、企业事业单位、派出机关(机构)、村委、社区居委会以及其它社会组织要指定一名领导分管档案工作,把档案工作纳入本部门本单位年度工作计划及考核内容,为档案工作顺利开展提供人力、物力、财力等方面保障,确保档案工作依法开展。

第五条  本办法所涉及的各类档案,由档案形成单位按照“谁主管、谁负责、谁实施、谁担责”的原则,承担档案安全职责。

第二章  职责分工

第六条  档案工作坚持统一领导、分级管理原则。坚持党政统一领导、档案行政管理部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制,各司其职,形成合力,促进城区档案事业协调发展。

第七条  城区档案行政管理部门监督指导本行政区域内党政机关和其他单位的档案工作。

第八条  城区国家档案馆是城区档案安全保管基地和档案利用服务中心,根据接收范围集中接收保管本级党政机关、社会团体、企业事业单位、派出机关(机构)以及其他组织到期的各类档案,并按规定向社会提供利用。

第九条  各单位档案室负责集中管理本单位的档案,监督指导所属机构依法做好档案工作。

第十条  推行“村档镇管村用”档案管理模式,镇机关综合档案室集中统一保管村委会档案,确保村级档案的完整安全和有效利用。

第十一条  各单位需配备具备档案专业或与之相适应专业的专(兼)职工作人员,并经档案部门进行岗位培训,且从事档案管理人员要相对稳定。

各级临时机构,应指定专人负责档案工作,按标准做好档案的收集、整理、保管和利用。

 

第三章 档案的管理

第十二条  各单位应建立健全档案的接收、收集、整理、保管、保密、保护、鉴定、销毁、统计、利用等制度。

第十三条  机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在履行职能及公务活动中形成的各类材料,必须齐全完整、准确系统地收集整理后归档保存,并定期移交本单位档案室或者城区国家综合档案馆集中统一管理,做到应收尽收、应归尽归,任何人不得拒绝归档或者自行销毁。

文书档案是指机关、团体、企事业单位在日常行政管理事务工作中产生的各种文字材料。包括任命、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函;本级党的代表大会(会议)、人民代表大会、政治协商会议,群团组织大会的文件材料;本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、群团组织的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议,政府常务会、办公会议的文件材料;本机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录;本机关召开工作会议、专题会议的文件材料;本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要;行政管理工作中形成的审批、审查、核准;执法检查情况汇总、通报,整改通知;行政管理工作制度、程序、规定;纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料;机构设置、机构撤并、名称更改、人员编制、名册、各类报表、印信启用和作废;职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、奖惩辞职、离退休、死亡、抚恤;与单位或个人签订的合同、协定、协议、议定书;年报、季报、月报表等各类报表;人口普查、地名普查、统计资料等等不一一详列。

声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式,将本单位在政治、经济、科学、技术、文化等各项领域活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片、专辑光盘等专门载体的历史记录。

实物档案是指在工作活动中获得的各级荣誉称号的证书、奖牌、奖杯、锦旗、奖章和机构变动后不再使用的印信,以及在对外交往中获赠的重要纪念品。

基建档案是指房屋、道路、城市改造、水利等基本建设项目不一一详列,在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件材料。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件和项目施工前原貌照片以及竣工后新貌照片等等。

项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、涉及以及工程准备过程中形成的文件材料。

项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件,主要有项目施工文件、项目竣工图、监理文件组成。

项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件材料。

基建档案具体收集可参见《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》。

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。主要收集:会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

电子档案是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储的磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可以在通信网络上传输的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

专业档案是指在某些专门领域中,有固定形式和名称的,除文书档案和科技档案以外的专门领域活动的档案。包括拆迁、低保、婚姻、案件、信访、土地承包、就业失业、工伤鉴定、社会保险、法律援助、农村五保等等(参见《国家基本专业档案目录》)。

第十四条  归档的各类材料必须是原件,复印件原则上不归档。纸质文件必须字迹清楚,无修改,领导签发及加盖公章等手续完备,不得使用圆珠笔、铅笔、彩色墨水等不耐久字迹材料书写;电子文件必须真实、有效、无病毒,使用只读存储载体存储,且载体清洁无划痕。

第十五条  机关、团体、企业事业单位和其他组织,将属于归档范围的档案,按照下列规定移交各自单位的档案室或城区国家档案馆,并办理交接手续:

(一)独立建档的单位,应将本单位办理完毕的文书、声像、实物、基建、会计、电子、专业等各类档案自形成之日的次年6月30日前向本单位档案室移交;单位档案室保管期限为永久、30年的档案,在本单位档案室保管满5年后向城区国家档案馆移交。

(二)列入城区国家档案馆年度接收范围的单位,应将本单位办理完毕的文书、声像、实物、基建、会计、电子、专业等各类档案自形成之日的次年5月1日前按要求规范整理后向城区国家档案馆移交。

(三)城区财政出资的或城区单位担任业主的基建项目,应将一套完整的项目档案原件自项目通过竣工验收之日的次年5月1日前按要求规范整理后向城区国家档案馆移交。

(四)单位或临时机构撤消时,应在60个工作日内,将工作中形成的各类档案按要求规范整理后移交城区档案馆或本单位档案室。

(五)由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,可以提前向档案馆移交。

向档案馆移交档案时,应当一并移交与档案原件相对应的档案电子目录。

因特殊情况需要提前或者延长移交期限的,应报城区档案局批准。

第十六条  各单位档案室有条件的应当配置安全监控、自动报警、消防、温度湿度测量及调控、防磁和防有害生物、档案信息化管理等必需的设施设备,档案装具应当符合国家标准。

第十七条  各单位档案室对保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,依照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定处理。

第十八条  各单位应加强对电子文件的归档管理,有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。

第十九条  各单位应建立健全档案鉴定领导小组,对保管期限已满的档案进行鉴定,对失去保存价值的档案列出销毁清册,经档案鉴定领导小组批准后予以销毁,禁止擅自销毁档案。销毁档案时,应由档案室会同有关单位共同派人进行监销,监销人员要在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。

第二十条  各单位档案室要加强档案统计工作,严格按照国家档案局制定的《全国档案事业统计年报制度》,切实做好档案统计工作。

 

第四章  档案的利用

第二十一条  中华人民共和国公民和组织凡持合法有效证件或者证明的,可以利用档案馆已开放的档案。

第二十二条  利用未开放档案的,应遵循以下规定:

(一)利用档案馆(室)藏本单位未开放非涉密档案的,应当出具单位介绍信及查阅人合法有效身份证件

(二)利用档案馆(室)藏本单位未开放涉密档案的,应具备以下条件:

1.出具经单位主要领导签字同意的单位介绍信及查阅人合法有效身份证件

2.需两名正式工作人员共同查阅。

(三)利用档案馆(室)藏其他单位未开放涉密档案或会议记录的,应当具备以下条件:

1.出具经单位主要领导签字同意的介绍信及查阅人合法有效身份证件

2.征得档案形成或移交单位主要领导签字同意;

3.两名正式工作人员共同查阅。

(四)利用档案馆藏城区党委书记会、常委会及政府区长办公会、常务会会议记录的,应具备以下条件:

1.出具经城区党委(政府)或党委(政府)办公室主要领导签字同意的单位介绍信及查阅人合法有效身份证件

2.两名中共党员共同查阅。

第二十三条  未经国家档案局或自治区档案局批准不得向外国组织和个人提供利用档案馆(室)藏未开放档案。

第二十四条  未经档案保管单位同意利用者不得擅自对档案内容进行摘录、复制、拍照;利用属于国家所有的档案的单位和个人,未经档案馆、档案保存单位同意或者前两项所列主管机关的授权或者批准,均无权公布档案。

第二十五条  各单位档案室要利用室藏档案资源开展档案编研工作,拓宽档案室的服务功能。

 

第五章  责任追究

第二十六条  有下列行为之一的,对有关责任单位,报请区委、政府通报批评,并扣减当年单位绩效考评档案工作分值。

(一)未按要求向国家档案馆移交档案的;

(二)未按要求完成年度归档任务,档案工作年度检查不合格的;

(三)档案收集不全情况严重的;

(四)发生档案安全事故的。

第二十七条  违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《档案管理违法违纪行为处分规定》及《广西壮族自治区档案管理条例》等有关规定的,视情节轻重对有关责任人员给予纪律处分。

第六章  

第二十八条  本办法具体实施问题由南宁市兴宁区档案局负责解释。

第二十九条  本办法自印发之日起执行。

 

 


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